Quali sono gli scontrini “parlanti”?

Gli scontrini di questo tipo devono riportare cosa è stato acquistato e il codice fiscale dell'associazione, nonché l'annullo con dicitura “finanziato interamente (oppure, in caso di attribuzione parziale, finanziato per € ... ) con contributo concesso ai sensi della L.R. 11/2006 art. 18”.
Si suggerisce di verificare preventivamente con il negoziante se è possibile ottenere tale scontrino o altrimenti richiedere fattura.

Il tutto, unitamente alle prove di avvenuto pagamento (es. ricevuta di bonifico, estratto movimenti conto corrente, ...) deve essere conservato dall'Associazione, e solo su specifica richiesta sarà inviato all'Amministrazione AAS2.

Dove trovo i loghi da apporre al materiale promozionale?

Nella sezione Loghi del menù “Bando 2014/15”, sono presenti diversi formati di immagini.

Come si fa a rendicontare le spese di viaggio? I chilometri?

È stato pubblicato sul sito, nella sezione Documenti utili del menù “Bando 2014/15”, un fac-simile personalizzabile di nota per la richiesta di rimborso varie spese. Nella nota viene spiegato anche come conteggiare il costo per la benzina. Tali note vanno compilate e conservate. Infatti, il vs Ente dovrà conservare tutte le documentazioni di spesa e le varie “pezze”, mentre per la rendicontazione da inviare agli uffici sarà sufficiente compilare un elenco analitico (qui il prototipo).

Solo su specifica richiesta dell'Amministrazione dovrete inviare quanto conservato.

Con quali modalità è possibile pagare le spese?

E' possibile pagare in contanti (si tenga conto del limite di 999,99 €), con bancomat dell'associazione, assegno circolare o bancario, bonifico. Le note di pagamento vanno conservate con le relative fatture, come “prova” del pagamento eseguito. I fondi devono essere chiaramente riconducibili all'Ente e quindi, ad esempio, al suo conto corrente.

A titolo di indicazione operativa, si sottolinea come i pagamenti con bonifico e bancomat possano facilitare rispetto ai contanti l'individuazione dei flussi economici e la loro rendicontazione (è più facile recuperare date e importi pagati).

Cosa succede se alcune spese vengono ritenute inammissibili?

In sede di rendicontazione, le spese fatte vengono valutate rispetto al preventivo e rispetto alla loro ammissibilità. Se non risultano ammissibili, il contributo viene rideterminato. È meglio valutare preventivamente se le spese siano ammissibili o meno.

Come si utilizzano i modelli (Registro Partecipanti Retribuiti/Volontari e Registro Beneficiari): in particolar modo chi sono i partecipanti Retribuiti o Volontari e chi sono i Beneficiari? Va elaborato 1 foglio per ogni mese? Cosa inserire nelle caselle? Cosa significa la colonna S/NS?

Le persone che vengono pagate per il loro apporto al progetto vanno inserite nei registri “retribuiti”. Le persone che partecipano a titolo gratuito vanno inserite nel registro “volontari”. I “beneficiari” sono i destinatari delle attività.
Nella colonna iniziale vanno inseriti i nominativi e il registro va compilato giorno per giorno (nella riga di intestazione si trovano i giorni del mese); in alto a destra si trova uno spazio dove inserire il nome del mese; i registri sono quotidiani e devono essere compilati con costanza, pertanto si utilizzerà un foglio per mese.
E' possibile personalizzare l'utilizzo dei registri a seconda delle peculiarità del progetto o delle diverse attività svolte.

In alto a sinistra si trova un legenda, forse non leggibile da tutte le versioni di excel e non da tutte le modalità di visualizzazione del foglio.
Si riepiloga:
S= socio/associato; NS= non socio/non associato; P: presente; A= assente; se in una giornata non è prevista attività, inserire altro simbolo, ad esempio “/”.
I fogli excel contengono delle formule sulle colonne dei totali, in modo da agevolare il computo totale: vengono conteggiate le “P” inserite.

Si ricorda che si tratta solo di prototipi che Area Welfare mette a disposizione degli Enti finanziati; si può quindi anche modificare o utilizzare altri formati, l'importante è che i registri e le altre informazioni sulle attività che si realizzano vengano conservati e inviati, se richiesti, all'Amministrazione.